RTBF: Reglas vigentes sobre quién puede presentar la Declaración

Análisis jurídico actualizado sobre los cambios en la normativa del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales y las condiciones actuales para otorgar poderes válidos ante el sistema.

Dado los cambios introducidos en los años 2024 y 2025 sobre las personas facultadas para presentar la Declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, se plantea la duda respecto de las disposiciones que rigen en la actualidad.

Con el fin de aclarar este panorama normativo y brindar una referencia actualizada para colegas, notarios y representantes legales, preparé el siguiente análisis sobre el marco vigente en torno a la presentación de la Declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF).

En este estudio detallo los antecedentes recientes, los principales cambios normativos introducidos por el Decreto N.º 44390-H y la Resolución Conjunta MH-DGT-RES-0020-2024 / DG-336-2024, así como las interpretaciones más relevantes derivadas del proceso contencioso interpuesto por el Colegio de Abogados. El objetivo es ofrecer una visión clara sobre quiénes pueden presentar actualmente la Declaración y bajo qué tipo de poder se puede actuar válidamente ante el sistema RTBF.

ANTECEDENTES

 El 13 de febrero de 2024, se emitió el Decreto N° 44390-H Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.  Publicado en el Alcance N° 50 a La Gaceta N° 45 del 8 de marzo de 2024.  Vigencia: Rige a partir de su publicación (art. 37).

El Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica interpuso un proceso en contra del Estado y el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) seguido en el expediente N° 24-002389-1027-CA y solicitó una medida cautelar contra la aplicación del párrafo tercero del artículo 5 del Reglamento, lo cual ocasionó que en el mes de abril de 2024 el Tribunal Contencioso Administrativo dictara una suspensión provisionalísima sobre la aplicación de dicha norma. 

Asimismo, el 17 de setiembre de 2024 la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas emitieron la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales MH-DGT-RES-0020-2024 / DG-336-2024.  Publicada en el Alcance N° 161 a La Gaceta N° 174 del 191 de setiembre de 2024. Vigencia: Rige a partir de su publicación (art. 40).   En esta Resolución Conjunta de Alcance General se estipuló que

“Transitorio Segundo.

En el tanto se mantenga la medida cautelar provisionalísima del 19 de abril del 2024, dictada por el Tribunal Contencioso Administrativo y para efectos del artículo 7 de la presente resolución, se permite excepcionalmente, que un tercero pueda presentar la declaración en el RTBF, lo cual deberá consignarse por medio de un poder generalísimo, general o especial según lo dispuesto por el Código Civil, debiendo acreditarse por medio de un notario público, cuando corresponda.

En los casos que se utilice un poder especial, deberá otorgarse mediante escritura pública, el cual tendrá vigencia solo para un acto, entendiéndose para una sola declaración y para un período específico. Para tales efectos, cada tipo de declaración sea, ordinaria, extraordinaria y/o correctiva, se tendrá cada una de ellas como un acto único e independiente, debiendo otorgarse un poder especial para cada tipo de declaración.

En el ejercicio de esta función, los notarios deberán consignar en el módulo de autorizaciones el periodo y tipo de declaración por el cual se otorga el poder, el sistema de forma automática deshabilitará la autorización otorgada por poder especial, cuando el autorizado realice la declaración por la cual fue autorizado.

Los notarios Públicos deben acatar la normativa costarricense y seguir los lineamientos que dicte el Consejo Superior Notarial para dicha actividad.”

Lo anterior significa que durante el tiempo que duró la suspensión provisionalísima, continuó siendo posible que el representante de las sociedades otorgaran un poder especial para presentar la Declaración por medio de Notario Público.

 El 10 de abril de 2025, mediante Resolución N° 2025003672 de las 18:00, el Tribunal Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, Segundo Circuito Judicial de San José, rechazó la medida cautelar interpuesta por el Colegio de Abogados y a partir de esa fecha la norma impugnada cobró plena vigencia.

SITUACIÓN ACTUAL

El proceso contencioso administrativo continúa su trámite y la sentencia definitiva podría confirmar la validez de la norma, modificarla o dejarla sin efecto, pero mientras tanto, el párrafo tercero del artículo 5 del Decreto N° 44390-H Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales se encuentra vigente y es de obligatorio cumplimiento.

 Artículo 5. Los responsables del suministro de información.

El responsable del suministro de información es la persona física designada por ley para actuar en nombre del sujeto obligado, a saber:

a) Para las personas jurídicas, el representante legal.

b) Para los fideicomisos, el fiduciario o la persona que tenga una función similar.

c) Para los administradores de recursos de terceros, el representante legal, o quien ejerza los poderes de representación con facultades de administración.

d) Para las organizaciones sin fines de lucro, quien ejerza las facultades de representación.

 Para estos propósitos el responsable del suministro de la información debe contar con un certificado válido de firma digital para personas físicas.

 En casos excepcionales, debidamente justificados podrá el representante legal o similar otorgar un poder generalísimo para la presentación de la declaración ante el RTBF. Mediante Resolución Conjunta de Alcance General indicada en el artículo 15 del presente Reglamento, se establecerá el procedimiento y las condiciones para registrar a un apoderado.

Entonces, en los casos excepcionales debidamente justificados, el representante legal puede otorgar un poder generalísimo para la presentación de la declaración ante el RTBF. De conformidad con el artículo 7 de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales MH-DGT-RES-0020-2024 / DG-336-2024, reitera la posibilidad de que el representante legal pueda otorgar un poder generalísimo conforme las disposiciones del artículo 1253 del Código Civil para autorizar a una persona física a suministrar la declaración en el sistema RTBF.  Dicho poder generalísimo debe inscribirse en el Registro Nacional.

 Artículo 7. Otras personas autorizadas a suministrar la información.

El suministro de información al sistema RTBF, lo realiza el representante legal de los sujetos obligados indicados en el artículo 3 de esta resolución.

El representante legal de manera excepcional, cuando no cuente con firma digital, podrá a través de un poder generalísimo regulado en el artículo 1253 del Código Civil, autorizar a una persona física a suministrar la declaración en el sistema RTBF.

Una vez registrado el poder generalísimo en el Registro Nacional, el apoderado por excepción podrá ingresar al sistema RTBF para completar y presentar la declaración.

ALGUNOS PUNTOS ADICIONALES A TOMAR EN CONSIDERACIÓN

 1.      De conformidad con el Transitorio Primero de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales MH-DGT-RES-0020-2024 / DG-336-2024, los obligados a la fecha de entrada en vigor del Reglamento a la Ley N° 9416, que tengan declaraciones pendientes al período 2024, para todos los efectos se le aplicará lo dispuesto en la Resolución Conjunta de Alcance General N° DGT-ICD-R-06-2020.

Esto significa que, de acuerdo con el artículo 14 de dicha Resolución Conjunta, las declaraciones se pueden presentar por medio de: 

          a) Representante legal con firma digital o

b) Una persona física con facultades suficientes para presentar la declaración, lo que tendrá que acreditarse por medio de un Notario Público. En caso de realizarse mediante poder especial, este deberá ser otorgado en escritura pública.

2.     El poder generalísimo puede hacerse delimitando para que sea únicamente para los efectos de la presentación de la Declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.  Así lo expresó el Estado en la contestación a la medida cautelar interpuesta por el Colegio de Abogados en el Expediente N° 24-002389-1027-CA: 

“(…) Con el poder generalísimo no se entrega la totalidad de la empresa y sus activos en manos del apoderado, ya que el artículo 1254 del Código Civil permite limitar ese poder para algunos actos.”

3.     El poder generalísimo que se emita para que un tercero realice la presentación de la Declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, mientras esté vigente conserva su validez para presentar Declaraciones de sucesivos períodos. Así lo expresó el ICD en la contestación a la medida cautelar interpuesta por el Colegio de Abogados en el Expediente N° 24-002389-1027-CA:

 “(…) La ventaja de la utilización de un poder generalísimo es que, mientras esté vigente, puede ser utilizado para distintas declaraciones de un obligado dentro del mismo período y/o distintos períodos. Por el contrario, si se utilizara el poder especial, los obligados se encontrarían en la necesidad de otorgar un poder para cada declaración, ya que el mismo solo tiene vigencia para una declaración y/o un período específico.”

En síntesis, aunque la normativa ha tenido ajustes en los últimos meses, hoy el panorama se encuentra definido: el poder generalísimo sigue siendo la herramienta válida —en casos excepcionales— para permitir que un tercero presente la Declaración RTBF, siempre que esté debidamente inscrito en el Registro Nacional y otorgado conforme a derecho.

Este tema continuará evolucionando conforme avance el proceso judicial, por lo que conviene mantenerse informados y actuar con respaldo notarial y técnico adecuado.